5 วีธี ใช้เทคโนโลยีช่วยองค์กรให้รอดในช่วงเศรษฐกิจขาลง

ตั้งแต่กระแส Hamburger crisis จากปีที่ผ่านมาจนถึงปลายปี 2009 คงไม่มีใครปฏิเสษว่า มากหรือน้อยก็ยังกระทบต่อเศรษฐกิจภาพรวมในบ้านเรา โดยเฉพาะช่วงกระแส Lahman Brothers, AIG และ GM ล้มที่ส่งผลกระทบด้านการลงทุนแบบมหภาค แบบนี้มาดูกันว่าในช่วงสภาวะเศรษฐกิจแบบนี้ เทคโนโลยีจะช่วงให้องค์กรของคุณได้อย่างไร

1. ทำงานร่วมกันอย่างชาญฉลาด
แม้คำว่า Collaboration จะไม่คุ้นหูกับคนไทยมากนัก แต่การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพช่วยลดปัญหา idle time หรือว่าลดเวลาที่พนักงานต้องทำงานซ้ำๆ ได้อย่างดีเยี่ยม นอกจากนี้การบริหารจัดการองค์กรเพื่อให้ติดต่อสื่อสารได้กันอย่างสะดวกยังช่วยให้ Work products/services ออกมาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพอีกด้วย

2. ลดกระดาษ และงานเดินเอกสาร
วิธีนี้นอกจากจะเข้ากับกระแสนิยม Go green หรือลดปัญหาสิ่งแวดล้อม การนำเทคโนโลยีมาช่วยเปลี่ยนงานเดินเอกสารแบบพิมพ์ เดิน เซ็นต์อนุมัติ เฉกเช่นยุคคุณปู่ที่อาจจะใช้เวลาถึง 2-3 วัน กลับกลายเป็นเรื่องที่เสร็จได้ภายใน 30 นาที รูปแบบดังกล่าวนี้มีผลิตภัฑณ์มากมายในตลาดกลุ่มจำพวกเดียวกับ Collaboration Software หรือที่เรียกเจาะจงว่า Workflow Management ที่สรรค์สร้างขึ้นมาเพื่อทำงานในรูปแบบนี้โดยเฉพาะ

3. เข้าถึงทุกความรู้ในองค์กร แล้วคุณจะรู้ว่าสิ่งที่คุณหาอยู่ในมือคุณนั่นเอง
ผลวิจัยของ IDC กล่าวไว้ว่า บุคลากรในองค์กรที่ทำงานเกี่ยวกับข้อมูลทางธุรกิจ ใช้เวลาในการหาข้อมูลจากเอกสารมากกว่า 8.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งหากเทียบกับเวลาทำงานทั้งสัปดาห์จะได้เทียบเท่ากับวันทั้งวันใน 1 สัปดาห์เลยทีเดียว เวลาดังกล่าวนี้กับพนักงานทั้งหมดในองค์กร คุณมั่นใจเพียงใดว่า พวกเขาใช้ไปกับผลงานที่ได้มาอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด หรือเค้าอาจจะใช้เพียง 2 ชั่วโมง หากองค์กรของคุณมีการทำเทคโนโลยีที่ดีที่สุด และนำมาใช้ได้อย่างถูกต้อง

4. รู้จักกับ VoIP และ Video Conference สำหรับการสื่อสารทางไกล
อีกหนึ่งวิธีคลาสสิคที่ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสาร ทั้งระหว่างสาขา และกับบุคคลภายนอกองค์กร การนำเทคโนโลยี Voice Over IP หรือ VoIP มาใช้เพื่อลดค่าใช้จ่ายดังกล่าวด้วยการเปลี่ยนรูปแบบโทรศัพท์แบบเดิมๆ มาสื่อสารผ่านอินเตอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อสื่อสารผ่านโปรแกรมสำเร็จรูปอย่าง Skype หรือการติดตั้ง VoIP เองในองค์กรที่สามารถรวมเบอร์โทรศัพท์โทรออกของทั้งองค์กร เพื่อโทรผ่าน VoIP
หรือจะใช้ Video Conference แทนการเดินทางไปประชุมที่ต้องมีทั้งค่าเดินทาง ค่าที่พักที่จะเกิดขึ้น ซึ่งระบบ Video Conference แบบภาพชัดเสียงแจ๋ว ก็มีให้เลือกกันมากมายในท้องตลาดเช่นกัน

5. ส่งต่อเรื่องไอที ให้กับผู้เชี่ยวชาญ
วิธีการนี้อาจยังไม่เป็นที่แพร่หลายนักในประเทศไทย แต่ก็เป็นรูปแบบที่ประสบความสำเร็จและเป็นที่นิยมมากที่สุดทั้งในอเมริกา ยุโรป และเอเซียตะวันออกบางประเทศ อย่างญี่ปุ่น ฮ่องกง กับรูปแบบ IT Outsourcing นั่นเอง บริษัทผู้ผลิตหลายๆ บริษัทก็นำโมเดลของการ Outsource มาใช้กับงานผลิตของตัวเองที่ผลิตเฉพาะส่วนที่ตัวเองถนัด แต่ส่วนประกอบอื่นๆ ก็จ้างบริษัทที่ผลิตส่วนนั้นๆ ทำไป ด้วยเหตุผลที่ลดค่าใช้จ่าย ไม่ต้องจ้างงาน อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานได้โพกัสไปยังจุดมุ่งหมายของตัวเอง
แต่สำหรับเรื่อง IT ที่หลายๆ บริษัทยังจ้าง Helpdesk webmaster หรือพนักงานดูแลด้านคอมพิวเตอร์ ที่มี Idle time สูงเป็นอันดับต้นๆ หากเทียบจากพนักงานทั้งหมด ทั้งยังมีค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงาน Turn over ที่ค่อนข้างสูง และยังพบปัญหาการดูแลที่ยากกว่าพนักงานทั่วไปที่เราเข้าใจว่าเค้าทำอะไรอีก
ปัญหาดังกล่าวนี้หากย้อนมองกลับไปจะเห็นว่า การจ้าง IT Outsourcing ให้ดูแลในส่วนที่เค้าถนัด และเราทำในส่วนที่เราถนัด จะมีอัตรา ROI ดีกว่าทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

Share